To-Do-Liste

Glück zum abhaken – To-Do-Listen

To-Do-Liste

Die Sachen gepackt, den Computer abgeschaltet und mit den Gedanken schon im Feierabend. Was habe ich heute eigentlich alles geschafft? Keine Ahnung? Ich bin den ganzen Tag beschäftigt gewesen – sicherlich auch produktiv. Aber so richtig sehen kann ich eigentlich nicht was ich geleistet habe.

Das kann schon ein ziemlich komisches, unbefriedigendes Gefühl sein, wenn man in einem Bürojob (zum Beispiel) am Ende des Arbeitstages nicht sehen kann, was man geleistet hat. Ein Architekt baut Häuser oder Brücken – die kann man auch irgendwann sehen. Gärtner bringen Gärten in Ordnung, Köche kochen Essen und Mechaniker reparieren Autos. Am Ende des Tages steht häufig ein Ergebnis, das man sehen kann. Dies gilt nicht für Tätigkeiten, die einem nicht visuell verdeutlichen, was man am Tag geschafft hat.

Ich habe mich häufig nach anstrengenden Arbeitstagen gefragt, was ich da eigentlich so gemacht habe. Ein nicht visuelles Ergebnis erzielt zu haben, bereitete mir oft das Gefühl nicht produktiv gewesen zu sein und meine Zeit verschwendet zu haben. Das machte mich nicht unbedingt glücklich und zufrieden.

Visualisieren

Wie entkommt man diesem Dilemma? Eigentlich ganz einfach, doch sehen tue ich diese Methode nur selten im Alltag und bei Kollegen. To-Do-Listen zu erstellen hilft nicht nur wichtige Aufgaben im Auge zu behalten – das Abhaken von Punkten kann sogar glücklich machen. Am Ende des Arbeitstages zu sehen, wenn es auch nur auf einem Zettel ist, was man geschafft hat und um welche Punkte man sich nicht mehr kümmern muss, kann einem den Feierabend verdienter erscheinen lassen! Es klingt vielleicht ein wenig anmaßend, dass eine so einfache Sache wie eine To-Do-Liste erwähnenswert ist, aber meiner Meinung nach kann eine gut strukturierte To-Do-Liste die Qualität eines Arbeitstages und auch die Qualität von der geleisteten Arbeit erheblich steigern.

To-Do-Liste

Stellen Sie sich mal die Frage, wie oft Sie Aufgaben erfinden, oder geringwertigen Aufgaben mehr Bedeutung zuweisen, um wichtigen Dingen aus dem Weg zu gehen? Naja, wirklich wichtige Dinge können oftmals unangenehm sein, was auch der Grund dafür ist, warum man sie lange vor sich her schiebt. Aber jetzt vergleichen Sie das Gefühl eine wirklich wichtige Sache erledigt zu haben mit dem Gefühl fünf unwichtige Dinge abzuhaken. Ich finde Ersteres wesentlich angenehmer.

Eine gute To-Do-Liste kann helfen wichtige Dinge zu fokussieren und zu erledigen. Wenn Sie mehr wichtige Dinge erledigen, auch wenn es nur wenige sind, steigert dies auch die Qualität Ihrer Arbeit. Sie leisten mehr mit wenigen wichtigen Dingen, als mit vielen Unwichtigen! To-Do-Listen helfen mir nicht nur dabei meinen Arbeitstag zu strukturieren, sie helfen auch den nächsten Arbeitstag vorzubereiten, um diesen produktiver zu gestalten. Jetzt könnte man natürlich riesige To-Do-Listen anfertigen und Exceltabellen mit wichtigen und unwichtigen Aufgaben füllen, die erledigt werden müssen. Aber seien Sie mal ehrlich… Wie viele wirklich wichtige Dinge schaffen Sie im Schnitt am Tag und auf welche können Sie sich wirklich konzentrieren? Mehr als drei Aufgaben werden das im Regelfall nicht sein. Aber wie kann man jetzt die wirklich wichtigen Dinge von den eher Unwichtigen unterscheiden?

Das Pareto-Prinzip

Pareto hat die Antwort, denn hier kann das 80/20 Prinzip wertvoll angewandt werden. Welche Aufgaben stehen an und welche 20% von diesen haben 80% Anteil am gesamten Nutzen? Diese sind die Aufgaben, auf die Sie sich konzentrieren sollten. Um die 20% zu finden können Sie sich die Frage stellen: „Wenn ich heute nur zwei der gesamten Aufgaben auf meinem Zettel machen darf, welche würden das Ergebnis erzielen mit dem ich am Ende des Tages am zufriedensten in den Feierabend gehe?“.

Ich nutze für meine To-Do-Listen immer ein Blatt Papier und falte es zwei- bis dreimal. So passt es immer in die Hosentasche, ich kann jede Seite für einen neuen Tag verwenden, bis der Zettel voll ist und nur wenige Punkte lassen sich pro Seite (Tag) aufschreiben. Wenn Sie, wie ich, neben den zwei bis drei wichtigen Dingen auch immer wiederkehrende kleine Dinge erledigen müssen, wie Mails einer Hotline zu beantworten, so lässt sich die To-Do-Liste auch mit einer Strichliste kombinieren. Auf meinen To-Do-Listen stehen oft zwei oder drei wichtige Aufgaben und darunter mache ich Striche pro beantworteter Mail. So werfe ich am Ende eines Arbeitstages einen Blick auf meine kleine To-Do-Liste mit abgehakten wichtigen Aufgaben und einer ordentlichen Reihe an Strichen und kann zufrieden in den Feierabend gehen. Bevor ich das jedoch tue, mache ich erst eine neue To-Do-Liste für den nächsten Tag. So weiß ich, was auf mich zu kommt und ich starte mit einem gewissen Ziel in den nächsten Arbeitstag!

 

Erstellt von Sascha Hermel

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